Gestão do Tempo: como otimizar a produtividade do time de comunicação?

 In Temas em comunicação

Se alguém lhe perguntar agora “como estão as coisas no trabalho?”, qual das duas opções refletiria melhor a sua resposta: “tudo tranquilo” ou “estou na correria”? Provavelmente a segunda, certo?

Você não está sozinho(a). A falta de tempo no trabalho é um problema bem comum entre líderes de comunicação. O problema é quando ela começa a afetar sua produtividade e a da sua equipe. Por isso, é essencial investir na gestão do tempo.

E para que você saiba por onde começar, separamos abaixo as principais dicas sobre como gerenciar seu tempo e o da sua equipe! Acompanhe!

1. Faça o planejamento estratégico da área

Pode parecer clichê, mas fazer gestão do tempo sem planejamento é impossível. É como ir ao supermercado sem pensar no que você precisa comprar; as chances são de que você compre mais do que precisava e ultrapasse seu orçamento ou compre menos e tenha de voltar depois.

Para otimizar o seu tempo e o da sua equipe, o primeiro passo é saber o que precisa ser feito. Quais são as responsabilidades da área? O que gerentes e diretores esperam que você entregue? Quais atividades devem ser desenvolvidas para atingir esse objetivo? Por quantas pessoas? Com qual orçamento?

Pode ser até que esse planejamento estratégico da área já tenha sido feito por você. Porém, com o passar dos meses, é comum que novas tarefas sejam agregadas às funções da área ou que um projeto acabe se tornando maior ou menor do que você havia dimensionado.

Resultado: seu time acaba absorvendo novas responsabilidades sem o devido redimensionamento do setor, o que pode levar à queda de produtividade e sobrecarregar seus funcionários. É por isso que um planejamento estratégico tem que prever também a sua revisão periódica.

2. Saiba como delegar tarefas para otimizar a produtividade

Delegar tarefas, com certeza, já faz parte da sua rotina. Afinal, essa é uma das principais funções de um líder. Mas será que você sabe mesmo como delegar de maneira a aproveitar o melhor do seu time?

Pessoas são diferentes e têm habilidades distintas. Enquanto um dos seus colaboradores pode ser ótimo na escrita, outro pode ser o mestre dos relacionamentos e do diálogo com seus stakeholders, e você deve identificar esses pontos fortes (e os fracos também) de cada um.

Seu papel, como líder, é saber aproveitar o melhor de cada empregado para otimizar o tempo da equipe. Aqui, o planejamento estratégico atualizado também é fundamental, pois é a partir dele que você organizará seus recursos humanos de modo a tirar o melhor de todos. Outra dica importante é estabelecer prioridades e urgências para que todos saibam o que deve ser feito antes e o que pode ficar para depois. Faça esse trabalho junto à sua equipe!

3. Controle a quantidade e objetividade das reuniões

Um dos maiores problemas que afetam a produtividade e a gestão do tempo de uma equipe são as reuniões. O ideal é que elas não durem mais do que duas horas. Porém, o que vemos em diversos times é a perda de foco durante o encontro, comprometendo não só a sua produtividade, mas também as atividades individuais dos participantes.

Uma ideia é aproveitar melhor os softwares de e-mail corporativo, que permitem o agendamento de reuniões e têm um campo para descrição em que é possível acrescentar a pauta do encontro, com todos os assuntos que deverão ser abordados, evitando desvios durante a conversa.

4. Estabeleça metas individuais e coletivas

Metas são o que nos guia. Quando você sai de casa para ir a algum lugar de carro, você já tem na cabeça aonde quer chegar, certo? Afinal, se você não souber, aumenta a possibilidade de que perca tempo tomando a decisão ou escolhendo os melhores caminhos. Por que, então, seria diferente com o nosso trabalho?

Para chegar a algum lugar, é preciso antes saber aonde se quer ir, e é para isso que as metas servem. Elas são seu guia e o da sua equipe quanto aos passos que vocês devem cumprir para alcançar os objetivos.

É interessante que cada um possua metas individuais e que a equipe como um todo possua uma meta principal, que será atingida com o cumprimento dos objetivos de cada um. Lembre-se de acompanhar o andamento das metas e incentivar seus colaboradores nessa jornada, para que nenhum projeto fique parado.

5. Valorize os momentos de descanso da equipe

Já está provado que pequenos intervalos de descanso durante o trabalho aumentam a produtividade do cérebro. Por isso, os intervalos para o famoso “cafezinho” devem ser valorizados, e não combatidos.

Monitore sua equipe para garantir que eles não passem muito tempo sem fazer uma pausa. A ideia é que dividir o trabalho em blocos melhora a agilidade do cérebro e estimula o foco.

Existem algumas técnicas que podem ser aplicadas, como a técnica Pomodoro, que ajuda a controlar os tempos de trabalho e de paradas. A técnica diz que, a cada 30 minutos (1 pomodoro”), 25 devem ser de trabalho e 5 de descanso, e a cada 4 “pomodoros”, o descanso deve ser mais longo, chegando a 30 minutos.

A técnica Pomodoro também ajuda a evitar a procrastinação e a manter o foco nas atividades de trabalho durante cada bloco. Você também pode contar com diversos aplicativos baseados nela, para ajudá-lo a fazer a contagem do tempo automaticamente.

6. Conte com um parceiro para dar suporte às atividades

Por último, contar com um parceiro para oferecer suporte às atividades pode ser um divisor de águas. Assim, você terá a assessoria especializada para dar vazão àquelas atividades que não encontram espaço na agenda da sua equipe ou que exigem conhecimentos específicos.

Além disso, terá uma equipe de profissionais com expertise para auxiliar no desenvolvimento eficaz de alguns  projetos e terá mais tempo para se dedicar a atividades realmente estratégicas, que só poderão ser executadas por você. Uma boa assessoria deverá ser capaz, ainda, de auxiliar no fornecimento de respaldo técnico para a argumentação e negociações que você precise fazer com seus superiores e de gerar  resultados visíveis para a sua área.

E você, quais problemas enfrenta na gestão do tempo da sua equipe? Tem alguma outra sugestão de como melhorá-la? Compartilhe conosco e com nossos outros leitores nos comentários abaixo!

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